Leistung · Belegverarbeitung
Auftragsbestätigungen automatisch prüfen lassen
Eingehende Belege werden erfasst, gegen den Vorgang im ERP geprüft und zugeordnet. Was zusammenpasst, läuft durch. Was abweicht, geht mit markierter Abweichung an die zuständige Person – nicht in ein Sammelpostfach.
Ausgangslage
Der Vorgang selbst ist einfach.
Die Menge ist das Problem.
In Einkauf und Buchhaltung laufen täglich Belege ein, die inhaltlich mit einem bereits erfassten Vorgang abgeglichen werden müssen. Bei der Auftragsbestätigung sind das Menge, Preis, Artikelnummer und Liefertermin; bei der Eingangsrechnung kommen Konditionen und Bezug zum Wareneingang hinzu.
Der einzelne Abgleich dauert wenige Minuten. Bei mehreren hundert Belegen im Monat wird daraus eine feste Stelle. Und weil die Arbeit gleichförmig ist, entstehen Fehler dort, wo niemand sie erwartet: bei der dritten Position auf Seite zwei, beim Termin, der um eine Woche verschoben wurde, bei der Preisstaffel, die diesmal nicht gegriffen hat.
Erschwerend kommt hinzu, dass jeder Lieferant sein eigenes Formular verwendet. Klassische Belegerkennung mit fest hinterlegten Feldpositionen scheitert daran regelmäßig – und muss bei jeder Formularänderung nachgezogen werden.
Ablauf
Wie die Prüfung
im Betrieb abläuft.
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Eingang erfassen
Der Beleg wird aus dem überwachten Postfach, dem Scanordner oder der Dokumentenablage übernommen. Das Original bleibt unverändert liegen und wird revisionssicher abgelegt.
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Inhalt auslesen
Ein lokal betriebenes Modell liest die Positionen aus – unabhängig davon, an welcher Stelle im Formular sie stehen. Es liefert strukturierte Felder, keinen Fließtext.
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Gegen den Vorgang prüfen
Die ausgelesenen Werte werden gegen die Bestellung im ERP gestellt. Die Toleranzen für Menge, Preis und Termin legen Sie fest – je Artikelgruppe oder Lieferant unterschiedlich, wenn nötig.
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Entscheiden und zurückschreiben
Innerhalb der Toleranz wird der Beleg zugeordnet und der Vorgangsstatus im ERP gesetzt. Außerhalb der Toleranz entsteht eine Aufgabe für den zuständigen Sachbearbeiter, mit hervorgehobener Abweichung und Verweis auf beide Belege.
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Nachvollziehbar ablegen
Jede Entscheidung wird protokolliert: welcher Beleg, welche ausgelesenen Werte, welche Regel, welches Ergebnis. Das Protokoll ist lesbar und bleibt auch nach einer Modelländerung gültig.
Voraussetzungen
Was bei Ihnen
vorhanden sein muss.
- Ein ERP-System mit Schnittstelle oder zugänglicher Datenbanksicht. Wir arbeiten unter anderem mit APplus, Sage, abas, Microsoft Dynamics, proALPHA, sevDesk und lexware; andere Systeme prüfen wir vorab.
- Belege in digitaler Form – als PDF im Posteingang oder als Scan. Reine Papierbelege lassen sich einbinden, erfordern aber einen zusätzlichen Erfassungsschritt.
- Ein Ansprechpartner aus dem Fachbereich, der die Toleranzen festlegt und in der Anlaufzeit die Zweifelsfälle entscheidet. Das ist der eigentliche Aufwand auf Ihrer Seite.
- Ein Server für den Modellbetrieb. Für die reine Belegverarbeitung genügt vorhandene Hardware mit einer Grafikkarte mittlerer Klasse – eine eigene Beschaffung ist nicht zwingend.
- Zugriff auf einen echten Belegausschnitt für die vorgeschaltete Prüfung, üblicherweise die letzten drei Monate.
Wirkung im Alltag
Was sich für
die Sachbearbeitung ändert.
Jeder eingehende Beleg wird geöffnet, gelesen und mit dem Vorgang im ERP verglichen – auch die, bei denen alles stimmt.
Geöffnet wird, was abweicht. Der Rest ist bereits zugeordnet, wenn die Sachbearbeitung morgens ins System sieht.
Eine geänderte Preisstaffel fällt erst bei der Rechnungsprüfung auf, teilweise erst nach der Zahlung.
Die Abweichung wird beim Eingang der Bestätigung erkannt, also zu einem Zeitpunkt, an dem sie sich noch klären lässt.
Bei Urlaub oder Krankheit bleiben Belege liegen, weil nur wenige Personen den Abgleich sicher beherrschen.
Die Prüfung läuft weiter. Offene Zweifelsfälle stehen in einer Liste, die jede eingearbeitete Vertretung abarbeiten kann.
Für die technische Prüfung
Aufbau im Detail
Für die technische Prüfung durch Ihre IT-Leitung oder Ihr Systemhaus.
- Belegannahme über
IMAPaus einem eigenen Postfach oder über einen überwachten Ordner; keine Weitergabe an Dienste außerhalb Ihres Netzes - Auslesen durch ein Modell offener Gewichte mit Bildverständnis, betrieben über
OllamaodervLLMauf Ihrer Hardware - Ausgabe als festgelegtes Datenschema; ungültige Ausgaben werden verworfen und wiederholt, nicht interpretiert
- Abgleich in einem eigenen Dienst mit nachvollziehbaren Regeln – die Toleranzentscheidung trifft kein Sprachmodell
- ERP-Zugriff lesend über Schnittstelle oder Sicht, schreibend ausschließlich auf dafür vorgesehene Statusfelder und Belegzuordnungen
- Protokollierung jedes Vorgangs in PostgreSQL, Aufbewahrungsdauer nach Ihrer Vorgabe
- Ablaufsteuerung über eigens entwickelte Abläufe in
Node-REDim eigenen Netz, Überwachung mit Meldung bei Stillstand oder auffälliger Fehlerquote
Häufige Fragen
Belegverarbeitung –
häufige Fragen.
Wie genau arbeitet die Erkennung?
Eine allgemeingültige Zahl dazu wäre irreführend, weil das Ergebnis vollständig von Ihren Belegen abhängt: von der Formularvielfalt, der Scanqualität und davon, wie eindeutig Ihre Artikelnummern sind. Deshalb steht vor jeder Umsetzung die Prüfung an Ihrem eigenen Bestand. Sie erhalten das Ergebnis schriftlich, bevor Sie über die Umsetzung entscheiden.
Verlassen unsere Belege das Haus?
Im lokalen Betrieb nicht. Modell, Ablaufsteuerung und Protokoll liegen auf Ihren Servern. Wenn Sie stattdessen einen externen Dienst einsetzen möchten, ist das möglich – wir weisen dann vorab darauf hin, welche Daten übertragen werden und welche vertraglichen Grundlagen dafür nötig sind.
Was passiert, wenn ein Lieferant sein Formular ändert?
In der Regel nichts. Das Modell liest inhaltlich aus und ist nicht an feste Feldpositionen gebunden – das ist der wesentliche Unterschied zu klassischer Beleglesung. Ändert sich die Belegart grundlegend, sehen Sie das an der steigenden Zahl der Zweifelsfälle, nicht an falsch verbuchten Werten.
Können wir mit einem Teil der Lieferanten beginnen?
Das ist der übliche Weg. Wir starten mit den Lieferanten mit dem höchsten Belegaufkommen und lassen die Prüfung zunächst parallel zur bisherigen Bearbeitung laufen. Erst wenn die Ergebnisse über mehrere Wochen tragen, wird umgestellt.
Wer haftet, wenn eine Abweichung übersehen wird?
Die fachliche Verantwortung für die Buchung bleibt bei Ihnen – daran ändert die Automatisierung nichts, und wir stellen es auch nicht anders dar. Deshalb legen wir die Toleranzen bewusst eng aus und protokollieren jede Entscheidung nachvollziehbar.
Wie hoch ist der Aufwand für uns während der Einführung?
Rechnen Sie mit einigen Stunden je Woche für den fachlichen Ansprechpartner, vor allem in den ersten Wochen des Parallelbetriebs. Dieser Aufwand lässt sich nicht abkürzen: Die Zweifelsfälle sind die eigentliche fachliche Arbeit, und sie muss aus Ihrem Haus kommen.
Schildern Sie uns einen Vorgang.
Ein Anruf genügt für eine belastbare Einschätzung: ob er sich automatisieren lässt, was das kostet – und ob er sich überhaupt trägt.